Komunikacja.
Każdy kontakt z pacjentem - e-mail, SMS, wiadomość z portalu pacjenta, rozmowa telefoniczna, notatka zespołu - zapisuje się w jednej historii przy kartotece. Kto przejmuje sprawę, widzi od razu cały kontekst i nie musi dopytywać, co ustalono wcześniej.
Gdzie znajduje się historia kontaktu
Historia kontaktu to zakładka Komunikacja w karcie pacjenta. Ta sama zakładka jest też przy skierowaniu i przy wizycie - pokazuje wtedy wpisy dotyczące tej konkretnej sprawy.
Wpis zawsze należy do pacjenta, a dodatkowo może być powiązany z konkretną wizytą lub skierowaniem. Taki wpis widać w obu miejscach: przy sprawie i w pełnej historii pacjenta. Jeśli wpis dotyczy wizyty albo skierowania, w historii pacjenta ma etykietę „Wizyta" lub „Skierowanie", więc od razu wiadomo, czego dotyczył kontakt.
Przeglądanie historii
Wpisy układają się w jeden strumień, od najnowszych. Każdy wpis ma ikonę kanału, temat, fragment treści oraz datę i godzinę. Kolor ikony pokazuje kierunek: wiadomość przychodząca, wychodząca albo wewnętrzna notatka zespołu.
Historia obejmuje wpisy typu e-mail, SMS, telefon, spotkanie, notatka oraz zgłoszenie - czyli wątek prowadzony przez zespół, np. korespondencja e-mail z pacjentem albo wiadomość z portalu pacjenta. Wpis z etykietą „Zgłoszenie" to cała rozmowa, nie pojedyncza wiadomość. Kliknięcie takiego wpisu otwiera pełny wątek: kolejne wiadomości, osobę przypisaną, status i powiązane sprawy.
Telefony. Rozmowę telefoniczną można zawsze zarejestrować ręcznie przyciskiem „Telefon" - zajmuje to kilkanaście sekund. Automatyczny zapis połączeń w historii (status rozmowy, czas trwania, nagranie) wymaga integracji z dodatkową aplikacją call center.
Dodawanie notatki i rejestrowanie kontaktu
Nad historią są przyciski Notatka, Telefon, E-mail, Spotkanie i Zgłoszenie. Każdy otwiera krótki formularz z boku ekranu - bez wychodzenia z kartoteki.
Formularz wpisu zawiera temat, datę i godzinę (domyślnie bieżącą) oraz treść. Przy telefonie podaje się dodatkowo numer, przy e-mailu adresata. System podpowiada przy tym, czego kontakt może dotyczyć: sekcja „Może to dotyczy…" wyświetla listę nadchodzących oraz niedawnych wizyt, operacji i skierowań pacjenta, z podpowiedzią terminu („jutro", „2 dni temu"). Jedno kliknięcie wiąże wpis ze sprawą.
Gdy sprawa wymaga dalszego prowadzenia, należy założyć zgłoszenie: temat, treść, priorytet (niski, normalny, wysoki, pilny) i osoba przypisana. Po zapisaniu system otwiera wątek zgłoszenia.
Wpis można dodać także z dowolnego miejsca w systemie - na górnym pasku znajduje się przycisk „+ Komunikacja" z opcjami: wyślij e-mail, zarejestruj telefon, spotkanie, notatka. Pacjenta wybiera się z wyszukiwarki, a przy otwartej karcie pacjenta, skierowaniu albo wizycie powiązanie podpowiada się samo.
Skrzynka zespołu i filtrowanie po kanale
Wiadomości przychodzące - e-maile i wiadomości z portalu pacjenta - trafiają do wspólnej skrzynki zgłoszeń zespołu. Zgłoszenie powiązane z pacjentem pojawia się jednocześnie w jego historii w zakładce Komunikacja.
Filtr kanałów pozwala zawęzić listę do jednego kanału: e-mail, portal pacjenta, wpisy ręczne, SMS lub telefon. Zgłoszenia mają status, priorytet i osobę przypisaną; widać, które sprawy są nieprzypisane i czekają na przejęcie.
Obok wątku wyświetlane są dane pacjenta, powiązana wizyta lub skierowanie oraz ostatnie wizyty, dzięki czemu odpowiedzi udziela się bez przełączania między oknami.
Kto widzi historię
Historia kontaktu jest wspólna dla zespołu. Każdy, kto otwiera kartotekę pacjenta - recepcja, lekarz, koordynator - widzi te same wpisy. Dzięki temu osoba, która przejmuje kontakt z pacjentem, zna cały przebieg sprawy: co obiecano, na co pacjent czeka, kto rozmawiał ostatnio.
Notatki są wewnętrzne - służą zespołowi; pacjent ich nie otrzymuje i nie widzi. Każdy wpis ma datę, godzinę i autora, więc zawsze wiadomo, kto i kiedy rozmawiał z pacjentem.