Dokumenty i zgody.
Zgody, umowy, ankiety i oświadczenia bez drukarki: recepcja wybiera dokumenty i wysyła je na tablet, pacjent podpisuje - gotowe. Przewodnik opisuje cały przepływ, od wygenerowania dokumentu po odnalezienie go w kartotece po latach.
Cały przepływ w czterech krokach
Przepływ zaczyna się w karcie pacjenta, na zakładce Umowy. Przycisk „Generuj umowy" otwiera listę szablonów kliniki, z której zaznacza się dokumenty do podpisu; dane pacjenta uzupełniają się same. Następnie należy wskazać tablet (np. „Tablet - Recepcja") i kliknąć „Wyślij do podpisu".
Pacjent podpisuje dokument odręcznie, rysikiem lub palcem, na ekranie tabletu. Podpisany dokument wraca do kartoteki ze statusem „Podpisano", przypięty do pacjenta - bez drukowania i bez skanowania.
Sprzęt: wystarczy dowolny tablet - Samsung albo iPad. Bez dodatkowych urządzeń i bez instalacji po stronie kliniki.
Wybór dokumentów i generowanie
Generowanie rozpoczyna się w karcie pacjenta, na zakładce Umowy. Przycisk „Generuj umowy" znajduje się nad listą dokumentów oraz w menu „…" w nagłówku karty pacjenta.
Okno „Generuj dokumenty" pokazuje po lewej listę szablonów kliniki, po prawej duży podgląd zaznaczonego dokumentu - już wypełnionego danymi z kartoteki: imieniem i nazwiskiem, numerem PESEL, datą urodzenia, adresem, a w nagłówku danymi kliniki. Ręczne przepisywanie danych nie jest potrzebne.
Wyszukiwarka zawęża listę po nazwie i opisie - wystarczy zacząć wpisywać nazwę dokumentu. Aby wysłać kilka dokumentów naraz (np. zgodę na leczenie plus RODO), należy zaznaczyć pola wyboru przy każdym dokumencie, który pacjent ma podpisać; licznik „Zaznaczono" pokazuje, ile ich jest. Okno można obsługiwać także klawiaturą: strzałki góra/dół przełączają podgląd między dokumentami, spacja zaznacza.
Wysyłka na tablet i podpis pacjenta
Po zaznaczeniu dokumentów należy wybrać tablet z listy obok przycisku „Wyślij do podpisu" - tablety mają nazwy stanowisk, np. „Tablet - Recepcja" albo „Tablet - Gabinet 1". Po kliknięciu „Wyślij do podpisu" dokumenty pojawiają się na liście Umowy ze statusem „Oczekuje na podpis", a na wskazanym tablecie otwiera się pierwszy z nich.
Pacjent widzi na tablecie cały dokument - może go przeczytać i przewinąć - i podpisuje odręcznie, rysikiem lub palcem, tak jak na papierze. Recepcja nie musi nic robić w tym czasie: po złożeniu podpisu status w kartotece sam zmienia się na „Podpisano".
Podpis składany na tablecie to zaawansowany podpis elektroniczny zgodny z eIDAS, trwale powiązany z dokumentem. Więcej o podstawie prawnej i o tym, jak to działa: Klinika bez papieru.
Powrót dokumentu do kartoteki i statusy
Podpisany dokument nie krąży po biurku - jest od razu w karcie pacjenta, na zakładce Umowy. Każda pozycja na liście ma status: „Oczekuje na podpis" (wysłany, jeszcze niepodpisany) albo „Podpisano". Obok statusu widoczne są dwie osobne daty z godziną - Wygenerowano i Podpisano - więc widać zarówno, kiedy dokument powstał, jak i kiedy pacjent go podpisał. Przycisk „Podgląd" otwiera podpisany dokument w przeglądarce; stamtąd można go wydrukować albo zapisać.
Jeśli dokument był wymagany przed wizytą, po podpisaniu wymóg znika i wizyta może się normalnie rozpocząć. Zgody wynikające z dokumentu (np. zgoda na leczenie czy na przetwarzanie danych) odnotowują się w karcie pacjenta automatycznie - zgoda bierze się wyłącznie z podpisanego dokumentu, nie z ręcznego przełącznika.
Liczy się podpis, nie wydruk: samo wygenerowanie dokumentu nie spełnia żadnego wymogu. Wymaganie jest zaliczone dopiero wtedy, gdy dokument ma status „Podpisano".
Dokument podpisany na papierze (np. sprzed wdrożenia) też ma tu swoje miejsce: skan dodaje się przyciskiem „Załaduj" na zakładce Umowy. Przed zapisem system pokazuje podgląd i prosi o zatwierdzenie, pod jakim typem dokumentu skan ma trafić do kartoteki.
Dokumenty wymagane przed wizytą
Administrator ustala w ustawieniach, które dokumenty są wymagane: od każdego pacjenta (np. zgoda na leczenie) albo tylko przy konkretnych typach wizyt (np. zgoda zabiegowa). Dokument może być też wymagany wyłącznie od pacjentów niepełnoletnich - podpisuje go wtedy opiekun prawny.
Gdy czegoś brakuje, w karcie pacjenta i na wizycie pojawia się czerwony pasek „Brak wymaganych dokumentów"; przycisk „Dowiedz się więcej" pokazuje listę brakujących dokumentów. Wizyty nie da się rozpocząć, dopóki wymagane dokumenty nie są podpisane - recepcja widzi problem przy przyjęciu pacjenta, nie w trakcie kontroli.
Dokument po latach
Kontrola, wniosek pacjenta o dokumentację, spór - w papierowym archiwum to godziny szukania po segregatorach. W Clinidesk wystarczy odnaleźć pacjenta po nazwisku, numerze PESEL albo telefonie i otworzyć zakładkę Umowy - wszystko jest na miejscu: każdy dokument z datą wygenerowania i podpisania, otwierany jednym kliknięciem w „Podgląd". Dokumenty nie blakną, nie giną i nie wpinają się do niewłaściwej teczki.
Własne wzory kliniki jako szablony
Clinidesk nie narzuca gotowych druków. Wzory, na których dziś pracuje klinika - zgody zabiegowe, umowy, klauzule RODO, ankiety zdrowotne, regulaminy - są wdrażane jako szablony przy starcie, a kolejne dokładane w trakcie. Nowy wzór należy zgłosić opiekunowi wdrożenia; po wdrożeniu pojawia się na liście w oknie „Generuj dokumenty".
Szablon zawiera nagłówek kliniki - logo i dane placówki - więc dokument wygląda jak dotychczasowy firmowy druk. Pola danych pacjenta (imię i nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres czy data dokumentu) wstawiają się z kartoteki przy każdym generowaniu. Jeden szablon może mieć też warianty w kilku językach - dokument generuje się wtedy w języku pacjenta.
Wydruk i kopia dla pacjenta
Podpis na tablecie nie zamyka drogi do papieru, gdy jest potrzebny. Przycisk „Generuj PDF" w oknie „Generuj dokumenty" tworzy jeden plik PDF ze wszystkich zaznaczonych dokumentów; plik otwiera się w przeglądarce, skąd można go wydrukować albo zapisać i wysłać pacjentowi e-mailem. Podpisany dokument z listy Umowy otwiera się i drukuje tak samo przyciskiem „Podgląd", np. gdy pacjent prosi o kopię przy wyjściu.
Pacjent z dostępem do portalu pacjenta widzi swoje dokumenty na własnym koncie, bez angażowania recepcji.