Regulamin świadczenia usług.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną przez Usługodawcę usługi Clinidesk - oprogramowania w modelu SaaS przeznaczonego dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz indywidualnych praktyk lekarskich.
2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie pod adresem https://clinidesk.pl/regulamin w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
3. Usługa jest skierowana wyłącznie do przedsiębiorców (B2B) w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, w szczególności do podmiotów leczniczych w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej.
4. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację Regulaminu i Polityki prywatności dostępnej pod adresem /polityka-prywatnosci.

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca / Condactis - CONDACTIS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
• Usługobiorca / Klient - podmiot, który zawarł Umowę z Usługodawcą; administrator danych pacjentów.
• Usługa / Clinidesk - oprogramowanie SaaS udostępniane w domenie app.clinidesk.pl obejmujące moduły opisane w § 4.
• Użytkownik - osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Usługi (lekarz, asystent, recepcja, kierownik).
• Pacjent - osoba, której dane medyczne są przetwarzane w Systemie przez Klienta.
• EDM - elektroniczna dokumentacja medyczna w rozumieniu rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r.
• P1 - system informacyjny w ochronie zdrowia obsługujący e-receptę, e-skierowanie i EDM.
• KSeF - Krajowy System e-Faktur.
• RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
• DPA - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
• Cennik - dokument określający stawki opłat abonamentowych i transakcyjnych, udostępniany Klientowi przez Usługodawcę.
• Okres rozliczeniowy - miesiąc kalendarzowy, jeśli Strony nie postanowią inaczej.
• Umowa - umowa o świadczenie Usługi zawarta na podstawie Regulaminu.
• SLA - gwarantowany poziom dostępności Usługi określony w § 8.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do prawidłowego korzystania z Usługi wymagane są: dostęp do internetu o przepustowości min. 5 Mb/s, aktualna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox, Safari w wersji wydanej w ciągu ostatnich 12 miesięcy), włączona obsługa JavaScript i plików cookie sesyjnych, ekran o rozdzielczości min. 1280×800 px.
2. Wystawianie e-recept, e-skierowań i e-zwolnień wymaga posiadania przez Użytkownika ważnego certyfikatu (ZUS PUE / Profil Zaufany / certyfikat kwalifikowany) oraz konta w systemie P1.
3. Aplikacja mobilna Clinidesk wymaga systemu iOS 16+ lub Android 11+.
4. Usługodawca nie odpowiada za ograniczenia wynikające z konfiguracji urządzeń, oprogramowania ani sieci Klienta, w tym za ograniczenia wprowadzone przez politykę bezpieczeństwa Klienta.

§ 4. Zakres Usługi i model SaaS

1. Usługa świadczona jest w modelu Software as a Service: Usługodawca udostępnia Klientowi oprogramowanie wraz z infrastrukturą techniczną w celu zarządzania działalnością medyczną.
2. W ramach Usługi Klient otrzymuje dostęp do modułów: kalendarz wielozasobowy, EDM zgodna z P1 (e-recepta, e-skierowanie, e-zwolnienie ZUS ZLA), portal pacjenta, płatności online, faktury KSeF, kasa fiskalna online, helpdesk, asystent AI (zgodnie z odrębnym cennikiem akcji), aplikacja mobilna, integracje (P1, ZUS, ZnanyLekarz, banki, laboratoria), role i uprawnienia, audit log.
3. Klient otrzymuje niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Usługi przez czas obowiązywania Umowy, wyłącznie w zakresie własnej działalności gospodarczej. Licencja nie obejmuje prawa do modyfikacji, dekompilacji, odsprzedaży ani udostępniania Usługi osobom trzecim.
4. Usługodawca zachowuje wszelkie prawa autorskie, prawa do znaków towarowych oraz prawa pokrewne do oprogramowania Clinidesk i jego dokumentacji.
5. Funkcje asystenta AI stanowią narzędzie wspierające pracę personelu medycznego. Wynik działania modeli AI ma charakter pomocniczy i nie zastępuje decyzji klinicznej Użytkownika. Pełna odpowiedzialność za decyzje medyczne pozostaje po stronie Użytkownika i Klienta.

§ 5. Zawarcie Umowy i okres próbny

1. Umowa zawierana jest poprzez rejestrację konta organizacji, akceptację Regulaminu i Polityki prywatności oraz podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) - w formie elektronicznej lub dokumentowej.
2. Klient korzysta z 30-dniowego okresu próbnego z pełną funkcjonalnością Usługi, bez obowiązku podawania danych karty płatniczej.
3. Po upływie okresu próbnego, jeżeli Klient nie zrezygnuje z Usługi, Umowa przekształca się w Umowę odpłatną na czas nieoznaczony, z miesięcznym okresem rozliczeniowym.
4. Umowy z klientami Enterprise mogą określać warunki indywidualne (m.in. SLA 99,95%, dedykowaną infrastrukturę, niestandardowe integracje) - w drodze odrębnej umowy ramowej.

§ 6. Wynagrodzenie, faktury i KSeF

1. Wynagrodzenie Usługodawcy obejmuje dwa składniki: opłatę abonamentową (za Użytkownika z aktywnym dostępem) oraz opłatę za zużycie AI (za akcję AI), naliczane zgodnie z Cennikiem.
2. Opłata abonamentowa jest naliczana z góry za każdy Okres rozliczeniowy. Opłaty AI są naliczane z dołu, na podstawie zużycia w zakończonym Okresie rozliczeniowym.
3. Dodanie Użytkownika w trakcie Okresu rozliczeniowego skutkuje proporcjonalnym naliczeniem opłaty od dnia aktywacji do końca Okresu.
4. Faktury VAT wystawiane są w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF, zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury.
5. W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca uprawniony jest do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz, po uprzednim wezwaniu, do zawieszenia dostępu do Usługi po 14 dniach opóźnienia. Po 60 dniach opóźnienia Usługodawca może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym.
6. Stawki Cennika mogą być waloryzowane raz w roku kalendarzowym o wskaźnik inflacji GUS (CPI), z zachowaniem 60-dniowego uprzedzenia.

§ 7. Obowiązki Usługobiorcy

1. Klient zobowiązany jest do:

• terminowej zapłaty wynagrodzenia,
• korzystania z Usługi zgodnie z prawem, w tym z przepisami o zawodach medycznych, ustawą o prawach pacjenta i Kodeksem Etyki Lekarskiej,
• zachowania w tajemnicy danych logowania Użytkowników i niezwłocznego informowania Usługodawcy o naruszeniu tej tajemnicy,
• nadawania Użytkownikom uprawnień adekwatnych do ich roli (zasada minimalnego dostępu),
• aktualizacji danych kontaktowych i rozliczeniowych w panelu administracyjnym,
• powstrzymania się od działań naruszających integralność Usługi, w tym prób ataku, inżynierii wstecznej, automatyzacji żądań poza opublikowanym API, masowego pobierania danych innych niż własne.

§ 8. Obowiązki Usługodawcy i SLA

1. Usługodawca zobowiązuje się świadczyć Usługę z dochowaniem należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności.
2. SLA standard: gwarantowana dostępność Usługi w wymiarze 99,9% w skali miesiąca kalendarzowego, mierzona poza zaplanowanymi oknami serwisowymi. Dla klientów Enterprise - SLA 99,95% z karami umownymi.
3. Z dostępności wyłącza się przerwy: (a) zaplanowane prace serwisowe zapowiedziane z 48-godzinnym wyprzedzeniem; (b) awarie po stronie operatorów telekomunikacyjnych, dostawców energii lub systemów państwowych (P1, KSeF); (c) działanie siły wyższej.
4. Usługodawca prowadzi plan ciągłości działania (BCP/DRP) testowany kwartalnie, z celem RPO < 5 minut i RTO < 4 godziny.
5. Status systemu publikowany jest pod adresem status.clinidesk.pl.
6. Usługodawca posiada ubezpieczenie OC z tytułu prowadzenia działalności w obszarze IT dla sektora ochrony zdrowia z sumą gwarancyjną 5 000 000 PLN.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Strony ponoszą odpowiedzialność na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem postanowień poniższych.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy, niezależnie od podstawy prawnej, ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodzące. Ograniczenie to nie ma zastosowania w przypadku winy umyślnej ani w zakresie, w jakim ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne ustawowo (w tym odpowiedzialności wynikającej z art. 82 RODO).
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za: (a) decyzje kliniczne podejmowane przez Użytkowników; (b) treść dokumentacji medycznej tworzonej przez Klienta; (c) działanie zewnętrznych systemów integrowanych z Usługą (P1, KSeF, ZUS, ZnanyLekarz, banki, laboratoria); (d) szkody pośrednie, utracone korzyści ani przerwy w działalności Klienta.

§ 10. Dane osobowe i powierzenie

1. W zakresie danych pacjentów i pracowników Klienta Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO, na podstawie odrębnej umowy powierzenia (DPA) zawieranej wraz z Umową. Klient pozostaje administratorem danych.
2. W zakresie danych Użytkowników (pracowników Klienta) niezbędnych do uwierzytelnienia, naliczania opłat i kontaktu serwisowego - Usługodawca działa jako odrębny administrator. Szczegóły określa Polityka prywatności.
3. Usługodawca zapewnia środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności opisane na stronie /bezpieczeństwo (m.in. szyfrowanie AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit, append-only audit log, MFA, RBAC).
4. Usługodawca przechowuje EDM zgodnie z wymogiem retencji 20 lat wynikającym z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz rozporządzenia MZ z dnia 6 kwietnia 2020 r.
5. Korzystanie z subprocesorów odbywa się zgodnie z procedurą notyfikacji opisaną w DPA. Aktualna lista subprocesorów udostępniana jest na żądanie po zawarciu DPA.

§ 11. Poufność

1. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy, w tym informacji handlowych, technicznych, organizacyjnych oraz danych dotyczących pacjentów.
2. Obowiązek zachowania poufności trwa przez okres obowiązywania Umowy oraz 5 lat po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.
3. Z obowiązku poufności wyłączone są informacje powszechnie znane, uzyskane zgodnie z prawem od osób trzecich oraz informacje, których ujawnienie wymagane jest przez przepis prawa lub orzeczenie właściwego organu.

§ 12. Reklamacje

1. Klient może składać reklamacje w terminie 30 dni od dnia wystąpienia zdarzenia stanowiącego podstawę reklamacji - pisemnie lub drogą elektroniczną na adres legal@clinidesk.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać: dane Klienta, opis zdarzenia, datę i godzinę jego wystąpienia oraz żądanie reklamacyjne.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania. W uzasadnionych przypadkach (zwłaszcza wymagających ekspertyzy zewnętrznej) termin ten może ulec wydłużeniu o kolejne 14 dni - z uprzednim powiadomieniem Klienta.

§ 13. Okres obowiązywania i rozwiązanie Umowy

1. Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony, z miesięcznym Okresem rozliczeniowym.
2. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego, składając oświadczenie w formie dokumentowej (w tym mailem z adresu osoby uprawnionej).
3. Usługodawca może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym w przypadku: (a) zalegania z płatnością powyżej 60 dni; (b) rażącego naruszenia Regulaminu; (c) korzystania z Usługi w sposób zagrażający bezpieczeństwu pozostałych Klientów.
4. Po rozwiązaniu Umowy Klient otrzymuje 30 dni na pełen eksport danych w formatach HL7 FHIR, CSV i PDF - bez dodatkowych opłat. Po upływie tego terminu dane są bezpiecznie usuwane, z zastrzeżeniem obowiązków retencyjnych dotyczących EDM oraz dokumentów księgowych.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych powodów, w szczególności: zmiany przepisów prawa, wprowadzenia nowych funkcji, zmian organizacyjnych po stronie Usługodawcy, zmian w infrastrukturze technicznej.
2. O zmianie Klient jest informowany na 30 dni przed wejściem zmian w życie - pocztą elektroniczną i komunikatem w panelu administracyjnym.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym przed dniem wejścia zmian w życie. Brak rozwiązania Umowy w tym terminie oznacza akceptację zmian.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO oraz przepisy regulujące wykonywanie działalności leczniczej.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z Umowy jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Strony dążą do polubownego rozwiązywania sporów. Przed wystąpieniem na drogę sądową Strony podejmą próbę mediacji.
4. Załącznikami do Regulaminu są: Polityka prywatności, Cennik oraz wzór umowy powierzenia (DPA) - udostępniane na żądanie.
5. Regulamin obowiązuje od dnia 5 maja 2026 r. i ma zastosowanie do umów zawieranych od tej daty oraz - z zachowaniem trybu z § 14 - do umów już obowiązujących.